歐根(Organ)對維護工作做紀錄的理由歸納為行政的、倫理的和實際的三個範疇，然第四個範疇即廣泛的支援資訊，以提供維護員最新且最好的處理方法，亦應予以考慮。 資料庫的建立和資訊自動化旨在提供迅速查詢資料的服務。資料庫的設計應以界定該機構內完整的資料開始，每筆資料與資料單元間的主要關係應一致，並將各資料單元加以整合，以利應用。 任何現代資料庫管理系統都有三個重要特徵:資料獨立(資料與任何使用過程分離)、資料整合(主張一個特殊片段的資訊，在其系統內僅被代表一次，且是唯一的一次)和資料敘述(資料的正式敘述，以確定所有資料項目將以相同的方法被呈現或操作)。 蒐藏管理是有關實際運作和處理程序整個體系的總稱，它控制館內蒐藏品的取得和註銷、保存和照顧、安全和責任、搬運和借貸，以及最重要部分－－即文件處理的控制，它是任何博物館資訊結構的重要領域。 博物館研究人員和維護工作者投入界定、系統分析和設計等工作的重要性已被肯定，蒐藏管理和保存被視為整合記錄系統的一部分，應有共通的控制語言，而非發展孤立的分離系統。