大學檔案館其意義為涵蓋建築物，與處於其中的管理人員、館藏，並配合政策的施行，所構成的整體性單位。所館藏的內容是大學內的各種形式和媒體的資訊資源，包括：一、具有高度校史價值、校內各系所、單位及社團的學術與非學術性出版品、師生課外活動或校園運動的文件、教職員工生及校友的個人文稿及手稿等紙質文件類；二、活動及校園景觀之照片圖像類；三、動態記錄校務活動的視聽與數位多媒體類；四、其它具紀念價值的文物。其功能與任務則為：鑑定、徵集、保存、編排描述、提供利用、資訊檢索、編製檢索工具、提供參考服務、使用者利用教育、檔案學術研究、檔案信息交流、檔案人員業務培訓等。在編排檔案時，可用全宗、系列、案卷、件的層次來編檔，在編檔時要遵循的三個原則：來源原則、全宗原則、原始次序原則。此外，為便於使用與增加檔案館使用率，提供編製檢索工具（finding aids）、疑難諮詢的服務，以及推廣服務。推廣方法有以下幾項：常態性展覽、特展、撰文發表、結合學校課程。在館藏的數位化方面，包括資料數位化與資料庫建置兩部分。資料數位化流程包括：選擇數位化資料、選擇數位化方式與規格、製作清冊、調件、清冊核對、檔案整理、數位檔製作、數位檔檢驗、數位檔儲存與備份、資料還件歸架、數位檔轉入資料庫。資料庫建置流程包括：資料內容分析、修訂Metadata、需求與系統分析、資料庫開發、測試與修改、系統整合與開放。